商談議事録からCRMへの入力・更新を支援する

以下は検討時の処理例です。導入済みの事例や、機能の提供を保証するものではありません。

1. 01入力

   許可された議事録と案件IDを結び付ける

   録音・文字起こしや議事録の利用許可、参加者への説明、社内の保存ルールを確認します。案件IDで更新対象を照合し、案件が特定できない場合は処理を止めます。

   次の工程に渡すもの利用可能な議事録と、確認済みの案件ID。

2. 02処理

   要望・合意・次の行動を根拠付きで整理する

   CRMの項目に合わせて更新候補を抽出し、発言の位置や議事録の段落を添えます。検討中の案と合意済みの内容を分け、予算・決裁者・期日は明示された内容だけを候補にします。

   次の工程に渡すもの項目ごとの更新候補、根拠箇所、未確認事項。

3. 03出力

   現在値との差分を承認してから反映する

   CRMの現在値と更新候補を比較し、変更する項目だけを確認できるようにします。既存情報との食い違いは表示して保留。承認された差分の反映と記録の方法を設計します。

   次の工程に渡すもの承認前の更新差分と、反映後の変更履歴。

営業項目と記録ルールの整理

CRMに残す項目、議事録の形式、案件の識別方法、担当者の確認手順を整理します。録音や文字起こしがなくても、既存の商談メモから対象を検討できます。

根拠付き更新候補の試作

サンプルの議事録と案件情報で、情報の抽出と差分の提示を検証します。文字起こしツールやCRMとの接続は、利用プラン・API・権限に応じて対応範囲を判断します。

承認・更新・訂正の運用

承認者、反映する項目、訂正・取消方法を決めます。項目抽出の一致、根拠の妥当性、誤った案件への更新の有無、修正件数を確認します。

根拠の確認と承認を残す

候補の出典箇所、承認者、変更前後の値を記録する設計にします。根拠がない項目を生成で補わず、既存の合意を推測で変更しません。

更新する権限を絞る

読み取りと書き込みを分け、必要な案件・項目だけを対象にします。同時更新で古い候補を上書きしない方法と、変更を取り消す手順を確認します。

商談情報の共有・保存を確認する

顧客の要望、取引条件、録音や文字起こしの保持期間、AIサービスへの送信範囲を確認します。利用サービスの学習利用・削除条件も契約に沿って整理します。